Idea stworzenia wirtualnego biura pojawiała się pod koniec lat 90-tych XX wieku. Obecnie w dobie pandemii, gdy coraz więcej przedsiębiorców prowadzi pracę zdalną, usługa ta cieszy się rosnącą popularnością. Warto więc przyjrzeć jej się bliżej i dowiedzieć się, jakie są korzyści outsourcingu obsługi biurowej.
Istota funkcjonowania wirtualnego biura
Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, przedsiębiorca rejestrujący działalność gospodarczą, musi we wniosku podać adres siedziby firmy. Badania przeprowadzone przez specjalistów pokazują, że lokalizacja przedsiębiorstwa może być źródłem jego sukcesu lub porażki. Przyjmuje się, że klienci chętniej korzystają z usług podmiotów znajdujących się w dużych miastach. Dotyczy to w szczególności przedstawicieli wolnych zawodów, takich jak prawnik, copywriter, freelancer, czy też firm rozpoczynających swą działalność, tzw. start-upów. W związku z tym, że wynajęcie biura w prestiżowej dzielnicy wymaga zaangażowania dużych środków finansowych, coraz więcej przedsiębiorców wykorzystuje biuro wirtualne. Za kilkaset złotych miesięcznie otrzymuje się adres dla firmy, zazwyczaj w dużym mieście, renomowanej dzielnicy i efektownym biurowcu oraz usługę polegającą na odbieraniu korespondencji papierowej i elektronicznej. Korzystanie z wirtualnego biura jest całkowicie legalne. Pozwala kształtować odpowiedni wizerunek firmy i uzyskać przewagę konkurencyjną. Adres w prestiżowej lokalizacji można umieszczać na materiałach marketingowych i promocyjnych, zwiększając w ten sposób reputację firmy.
Zakres usług, z których można korzystać
Jeśli chodzi o Polskę, biuro wirtualne dostępne jest przede wszystkim w Warszawie oraz innych dużych miastach. Zakres usług, z których może korzystać przedsiębiorca, jest zwykle uzależniony od wybranego pakietu. Opcja standardowa obejmuje najczęściej udostępnienie adresu oraz odbieranie firmowej korespondencji przez osoby zatrudnione przez operatora i pracujące w recepcji. Do dyspozycji przedsiębiorcy może być również biuro serwisowane. Jest to profesjonalne i w pełni wyposażone miejsce pracy, zapewniające odpowiedni komfort i przestrzeń prywatną. Odpowiedni wystrój pozwala zapraszać klientów i prowadzić rozmowy biznesowe. W ramach droższego pakietu przedsiębiorca zyskuje również dostęp do sali konferencyjnej, w której po dokonaniu rezerwacji można przeprowadzać firmowe spotkania lub prezentacje. Niektórzy operatorzy obsługujący wirtualne biura oferują przedsiębiorcom również usługi prawne, podatkowe lub księgowe. Dzięki temu w jednym miejscu zyskuje się wszystko, co potrzebne do prowadzenia firmy. Wirtualne biuro Warszawa to nowoczesna koncepcja, która cieszy się w Polsce coraz większą popularnością, zwłaszcza w dobie pandemii, gdy coraz więcej przedsiębiorców przerzuca się na pracę zdalną. Korzystanie z tego rodzaju usług pozwala zmniejszyć koszty działania przedsiębiorstwa bez ryzyka utraty wizerunku. Oszczędzone w ten sposób środki można przeznaczyć na działania i projekty umożliwiające szybszy rozwój firmy.
